Aufnehmen erlaubt? Datenschutz bei Audio-Transkription in sozialen Institutionen

TL;DR

Datenschutz bei Audio-Aufnahmen & Cloud-Risiken nach nDSG
Schutz biometrischer Daten in der sozialen Arbeit ist zentral
Plaud-Guide: Cloud-Sync & Backups richtig deaktivieren
Lesezeit: 6min

Sprachaufnahmen sparen Zeit: Eine kurze Notiz nach dem Gespräch, das Protokoll der Teamsitzung – das Smartphone macht es möglich. Was viele dabei übersehen: Stimmen gelten rechtlich als biometrische Daten und sind damit besonders schützenswert. Gerade in sozialen Institutionen, wo täglich über gesundheitliche, berufliche oder persönliche Themen gesprochen wird, ist das kein theoretisches Problem. Seit dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) gelten klare Pflichten – auch für den Umgang mit Audio-Dateien auf privaten oder geschäftlichen Geräten.

Dieser Artikel zeigt dir, was du beachten musst und wie du dein Gerät konkret konfigurierst. Wir alle schätzen den Einsatz unseres Handys oder spezialisierter Hardware wie den Plaud Note als Audio-Transkriptionstool in unserem Arbeitsalltag. Ob es um eine kurze Gedankenstütze nach einer Besprechung geht oder um das Protokoll einer Sitzung – diese Aufnahmen sparen uns Zeit und unterstützen uns bei unserer täglichen Arbeit. Da wir bei Brüggli Admedia unsere Lösung Fridai gezielt für die spezifischen Bedürfnisse und den hohen Schutzbedarf sozialer Institutionen entwickeln, wissen wir wie zentral das Vertrauen in die Datensicherheit für eure Arbeit ist.

Warum wir bei Audio-Daten besonders vorsichtig sein müssen

Denkt zum Beispiel an ein Klientengespräch mit einem Jobcoach: Hier werden oft tiefgründige berufliche Hürden oder private Stellungnahmen besprochen. Oder eine Fachperson im Gespräch mit einer Person aus dem Wohnen: Dabei kommen Details zur Lebensführung oder Gesundheit zur Sprache, die einen besonders geschützten Rahmen erfordern. Solche Daten verlangen nach höchster Diskretion, ähnlich dem Bankgeheimnis.

Das Problem bei vielen Standard-Apps ist die automatische Synchronisation mit Cloud-Systemen. Ohne explizite Konfiguration landen Aufnahmen oft auf Servern im Ausland. Das widerspricht dem Schweizer Anspruch auf Privatsphäre. Auch der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte (EDÖB) ist hier klar: Audioaufnahmen sind rechtlich heikel da sie sowohl unter das Datenschutzgesetz als auch unter das Strafgesetzbuch fallen können. Eine präzise Handhabung ist deshalb keine Kür sondern Pflicht.

Cloud-Check bei Plaud

Wenn ihr die Plaud App nutzt solltet ihr die „Private Cloud-Synchronisierung“ und die Hilfe "Plaud zu verbessern", deaktiviert lassen um die volle Kontrolle über eure Daten zu behalten.

Plaud Cloud-Synchronisierung deaktiviert lassen

Plaud verbessern helfen deaktviert lassen

Leitplanken für die Praxis

Damit ihr eure Aufgaben tatkräftig und rechtssicher erledigen könnt, empfehlen wir folgende Grundsätze:

Transparenz durch Einverständnis: Klärt vor jeder Aufnahme ab, ob alle Beteiligten einverstanden sind. Das Einholen der Erlaubnis ist ein Zeichen von Professionalität und rechtlich notwendig.
Datenminimierung: Löscht Audio-Dateien von euren Geräten, sobald das Protokoll erstellt wurde und die Informationen in die dafür vorgesehenen datenschutzkonformen Cloud- oder Serversysteme in der Schweiz abgelegt sind.
Wahl der richtigen Tools: Nutzt Audio-Anwendungen die Daten lokal verarbeiten.
Cloud-Kontrolle: Deaktiviert die automatische Sicherung von Sprachnotizen in der iCloud oder ICloud Backups von Apps wie Plaud.

Der Datenschutz sollte uns in der täglichen Arbeit nicht blockieren, sondern die Sicherheit geben, uns voll auf die Begleitung der Menschen konzentrieren zu können. Wenn ihr Fragen zu zur technischen Umsetzung habt, stehen wir euch unter info@fridai.swiss gerne zur Verfügung.

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Anleitung: iCloud-Speicherung auf dem iPhone präzise verwalten

Um die volle Kontrolle über geschäftliche Audio-Aufnahmen zu behalten, solltet ihr zwei Einstellungen auf eurem iPhone prüfen. Diese Schritte entsprechen den offiziellen iCloud-Anleitungen von Apple.

1. Apps von der iCloud-Synchronisation ausschliessen

Dies verhindert dass die App ihre Daten laufend im Hintergrund in die Cloud hochlädt.

Öffne die Einstellungen.
Tippe ganz oben auf deinen Namen.
Wähle den Punkt iCloud aus.
Tippe unter „In iCloud gesichert“ auf Alle anzeigen.
Suche die App Sprachmemos (oder deine entsprechende App) und stelle den Schalter auf Aus.

2. Apps aus dem iCloud-Backup entfernen

Zusätzlich zur Synchronisation können Daten im allgemeinen Geräte-Backup gesichert werden. Eine Übersicht zur Verwaltung der Backups findet ihr im Apple Support Guide.

Bleibe in den iCloud-Einstellungen (Einstellungen > Name > iCloud).
Tippe auf den Punkt iCloud-Backup.
Wähle dein aktuelles Gerät unter „Alle Geräte-Backups“ aus.
Scrolle runter auf die App, wie z.b. Plaud oder Sprachmemos.
Deaktiviere den Schalter bei Sprachmemos oder bei einem anderen App, wie z.b. Plaud. Damit wird die App beim nächsten Backup ignoriert und bereits vorhandene Daten dieser App werden aus der Cloud entfernt.

Anleitung: Cloud-Speicherung auf Android (Google & Samsung) verwalten

Im Vergleich zu Apple speichern Android-Geräte Sprachaufnahmen standardmässig lokal auf dem Gerät – ohne automatische Cloud-Synchronisation. Das ist ein wichtiger Unterschied: Auf dem iPhone werden Sprachmemos ohne aktives Eingreifen automatisch mit iCloud synchronisiert. Auf Android passiert das nicht von selbst.

Das bedeutet: Wer keine zusätzlichen Einstellungen vorgenommen hat, ist hier bereits auf der sichereren Seite.

Trotzdem lohnt es sich, zwei Punkte zu prüfen – besonders wenn Google One- oder Samsung Cloud-Backups auf dem Gerät aktiv sind.

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1. Google One Backup – App-Daten prüfen

Google One speichert die Sprachaufnahmen mit dem Rekorder App und diese App-Daten werden automatisch gesichert. So schliesst du Sprachaufnahmen aus:

Öffne die Einstellungen.
Tippe auf Google > Sichern.
Tippe auf Google One Backup.
Wähle App-Daten aus.
Suche die betreffende Rekorder App (Name der App).
Deaktiviere den Schalter für diese App.

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2. Samsung Cloud Backup – App ausschliessen

Auf Samsung-Geräten gibt es zusätzlich Samsung Cloud. Auch hier lässt sich gezielt steuern, welche Apps gesichert werden:

Öffne die Einstellungen.
Tippe auf Samsung-Konto.
Wähle Samsung Cloud aus.
Tippe auf Gesicherte Daten.
Suche die App Diktiergerät (Name der App).
Deaktiviere den Schalter.

Kurz zusammengefasst: Android speichert Aufnahmen nicht automatisch in der Cloud – das Risiko ist damit geringer als bei Apple. Wer Google One oder Samsung Cloud nutzt, sollte trotzdem kurz prüfen, ob App-Backups aktiv sind. Ein einmaliger Check reicht.

Apple vs. Android: Cloud-Risiko auf einen Blick

	🍎 Apple (iPhone)	🤖 Android (Google & Samsung)
Standard-Verhalten	Automatische iCloud-Synchronisation	Lokal gespeichert – keine Auto-Sync
Risiko ohne Konfiguration	⚠️ Mittel – Daten landen automatisch in der Cloud	✅ Gering – kein automatischer Upload
Handlungsbedarf	Ja – iCloud & App-Backup deaktivieren	Optional – nur bei aktivem Backup prüfen
Plaud-spezifisch	Cloud-Sync in der Plaud App deaktivieren	Cloud-Sync in der Plaud App deaktivieren

Gilt für Sprachaufnahmen im Berufsalltag sozialer Institutionen – Stand April 2026

Gilt auch für andere Apps: Wer beruflich Apps aus dem Apple App-Store, Play Store oder Galaxy Store für Aufnahmen und Notizen nutzt, sollte generell prüfen, ob diese datenschutzkonform sind. Die Herkunft aus einem offiziellen App-Store ist kein Qualitätsmerkmal für nDSG-Konformität.

Hinter den Kulissen: Für die Strukturierung und Rechtschreibprüfung dieses Artikels wurde eine KI als Sparringspartner eingesetzt. Dieser Artikel wurde anschliessend umfassend von mir persönlich überarbeitet und auf die spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten, um die gewohnte Blog-Qualität und einen eigenen Charakter zu garantieren. 🙂